Komunikacja wewnętrzna w firmie – Efektywny zespół #2

Rozpoczynamy nowy cykl wpisów pt. “efektywny zespół”.

Na podstawie swoich doświadczeń w pracy z organizacjami oraz fachowej literatury przygotowałem dla Ciebie uporządkowane informacje na temat budowania zespołu.

Komunikacja wewnętrzna w firmie – tym zajmę się w tym artykule.

Zaczynajmy!

Wpis jest częścią cyklu artykułów:

  • Cel - zarządzanie zespołem - Efektywny zespół #1
  • Komunikacja wewnętrzna w firmie - Efektywny zespół #2
  • Struktura organizacyjna firmy jako element budowania zespołu - Efektywny zespół #3
  • Role w zespole - Efektywny zespół #4
  • Efektywne zasady pracy w zespole - Efektywny zespół #5
  • Integracja pracowników - Efektywny zespół #6
  • Sprawdź, czy Twój zespół jest w formie! *TEST* - Efektywny zespół #7

Tutaj prezentuję spis treści tego artykułu:

Z człowiekiem, a nie DO człowieka.

W dobie hustlowania i dopinania projektów coraz trudniej o zwykłą rozmowę twarzą w twarz. Tymczasem, im więcej bezpośredniego kontaktu, tym lepiej dla zespołu.

Poniżej możesz wykonać prosty test, by przekonać się, jak to jest w Twoim teamie:

Określ procentowo wykorzystanie przez Twój zespół poniższych kanałów komunikacji. Suma wszystkich powinna dać 100%.

  • bezpośrednio – twarzą w twarz                       …………….
  • e-mail                                                                   …………….
  • telefon                                                                 …………….
  • videokonferencja                                               …………….
  • programy do zarządzania zadaniami             …………….
Jeżeli komunikacja bezpośrednia stanowi mniej niż 30%, warto skupić się na tym, by była ona częstszą ścieżką komunikacji

Czy wiesz jak gadać, by się dogadać?!

Nawet pomimo najszczerszych chęci, brak podstawowych kompetencji z zakresu komunikacji będzie stanowił przeszkodę bardzo trudną do pokonania.

Sprawdź, czy Ty lub Twoich członkowie zespołu potrafią żonglować poniższymi narzędziami:

  • Feedback – tylko taki prawidłowy, tj. składający się z:

1) podania konkretnej sytuacji

2) odniesienia się do niej i przedstawienia swoich uczuć/swojego punktu widzenia

3) zaproponowania praktycznego rozwiązania na przyszłość

  • Aktywne słuchanie – szczere i prawdziwe
  • Parafraza – upewnianie się czy tak samo rozumiemy rzecz, o której mówimy. Np. “Mówisz o tym, że nikt nie chwali Cię za dobrze zrobione projekty, czyli jeśli dobrze rozumiem, nie czujesz się doceniony za swoją pracę…?”
  • Zadawanie pytań – wcale nie takie banalne, jakby się mogło wydawać. Chodzi o zadawanie pytań otwartych, dopytywanie się o szczegóły i tym podobne. Częściej starajmy się słuchać, niż mówić (szczególnie z klientem! :).

Jeśli te umiejętności nie są na co dzień wykorzystywane w praktyce, to rzucacie sobie kłody pod nogi. W tym wypadku należy po prostu doszkolić się z komunikacji, by całość przebiegała sprawnie, a zespół i firma – rosły. 

Każdy ma swój świat.

Komunikacja wewnętrzna w firmie, to przecież po prostu różni ludzie i relacje między nimi. Nie jest tajemnicą, że każdy w nieco inny sposób konstruuje rzeczywistość i swoje “racje”.

Jest nawet powiedzenie, które to świetnie obrazuje: “Możesz mieć RACJĘ, albo mieć RELACJĘ!”

Uświadamianie sobie, że to, co ja widzę to tylko wycinek rzeczywistości pomaga ostudzić wiele emocji. Przykład? Proszę bardzo:

Wyobraź sobie, że jedziesz pociągiem w wagonie z przedziałami. Jesteś zmęczony/a po całym dniu, wracasz ze spotkań i masz ochotę dziś tylko odpoczywać.

Na kolejnej stacji dosiada się do Twojego przedziału ojciec z dwójką dzieci. Na początku jest spokojnie, ale potem dzieci zaczynają wariować, krzyczeć, płakać, uderzać dłońmi w okno. Ku Twojemu zdziwieniu ojciec niewiele z tym robi. Reaguje, ale bardzo spokojnie, co niewiele pomaga.

Po godzinie Twój poziom frustracji osiąga maksimum i zdenerwowany/a mówisz w końcu do ojca: “Niech Pan uspokoi w końcu te swoje dzieci!“. Na co ojciec odpowiada: “Bardzo przepraszam za ich zachowanie. Znajdujemy się bardzo trudnej sytuacji, bo wczoraj zmarła ich matka i dlatego tak się zachowują, a ja sam nie wiem co mam zrobić…

Widzimy tylko skrawek rzeczywistości. Świadomość, że inni widzą ją inaczej może pomóc zaoszczędzić wiele nerwów i zapobiec różnym konfliktom. 

Tylko NIE zamiataj pod dywan! Bo się potkniesz...

Machamy ręką, bo sprawa błaha, niewarta uwagi, nie ma, co o niej rozmawiać…

Gorzej jednak, gdy pojawi się kolejna i kolejna i kolejna. Niby nic, a jednak coś zaczyna się dziać. Cóż… Trudno tego wracać do poprzednich sytuacji, bo to takie niezręczne, więc brniemy dalej. W końcu z małych rzeczy tworzy się jedna większa, która rodzi więcej konfliktów i trudnych sytuacji.

Dokładnie tak samo, jakbyśmy zamiast regularnego wyrzucania kurzu z podłogi, zamiatali pod dywan. Po dłuższym czasie byłoby go już na tyle dużo, że jeśli uzbierałby się w jednym miejscu można by się było o niego potknąć. 

Dlatego, jeśli pojawiają się emocje negatywne związane z jakąś sytuacją, warto o nich od razu porozmawiać. A jak to zrobić najlepiej?

Pamiętając o wszystkim, o czym dotychczas napisałem w tym artykule. 🙂

Podsumowanie i ANKIETA

Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu i za to, że jesteś!

Komunikacja wewnętrzna w firmie to absolutna podstawa podstaw i warto po prostu o nią dbać.

Czekam na Twoje komentarze poniżej. Daj znać co Ci się podobało i jakie masz przemyślenia.

Będę też wdzięczny, jeśli podzielisz się ze mną Twoim głosem dotyczącym tego, czego chcesz się nauczyć ode mnie w 2020 roku. Tutaj przesyłam link do ankiety (wypełnienie zajmie nie więcej niż 30 sekund, serio! :)).

Trzymam kciuki za wszystkie Twoje pozytywne nawyki,

Michał Michalski

Leave a Comment