6 nawyków, które podniosą efektywność spotkań biznesowych

Gdy myślimy o spotkaniach biznesowych często kojarzymy je ze sprzedażą, przygotowaniu odpowiedniej oferty, technikach perswazji czy budowaniu relacji. Mimo, iż wszystkie wspomniane wyżej tematy są bardzo ważne,
w tym artykule skupię się na rzadziej spotykanych treściach, które sprawią, że podniesiesz swoją efektywność spotkań biznesowych. Oto lista sposobów
i nawyków, które zadbają o to,
by każde spotkanie przebiegło pomyślnie.

 

1) Przygotowanie do spotkania

Jeśli to jest pierwsze spotkanie, to pierwszym krokiem powinien być dobry research. Kim jest osoba, z którą się spotykasz? Gdzie pracuje, czym się zajmuje? Cy macie wspólnych znajomych? Być może byliście na podobnych konferencjach, targach?

Znalezienie punktów wspólnych jest pomocne przy początkowym budowaniu relacji. Jednak, jeśli jest to kolejne spotkanie, to przygotowanie wygląda nieco inaczej. Warto wtedy wrócić do ustaleń z ostatniego spotkania i na podstawie już zdobytej wiedzy dobrze się przygotować.

Czy bez przygotowania spotkanie nie wyjdzie? Oczywiście, że nie.
Jednak z mojego doświadczenia wynika, że jeśli się przygotuję, to na takich rozmowach wypadam jeszcze lepiej. Przygotowanie nie należy do najłatwiejszych zadań tylko z jednego powodu – łatwo je odłożyć na później, a w natłoku pracy zupełnie odpuścić. W końcu nie niesie ze sobą negatywnych konsekwencji.

Aby zbudować nawyk przygotowywania się do spotkań, potrzebna jest nam (jak w każdym innym nawyku) wskazówka, która będzie popychała nas do działania. U mnie jest to wieczorne planowanie kolejnego dnia. Gdy widzę w kalendarzu zbliżające się jutro spotkanie, poświęcam choćby 10 minut na zebranie informacji. Niby tylko 10 minut, a efekty potrafią być zadziwiająco dobre.

2) Zaplanowanie dojazdu
i ewentualnych trudności

Punktualnością zawsze pokażemy nasz profesjonalizm, niezależnie do branży. Warto poświęcić chwilę na to, by zaplanować dojazd i możliwe trudności. Jakie?

“Miejsce parkingowe gdzieś się znajdzie” to często zgubna myśl, zwłaszcza, kiedy zmierzamy do centrum miasta. Nie możemy znaleźć miejsca, przez co parkujemy gdzieś dalej i biegniemy na spotkanie spóźniając się lub wpadając na ostatnią chwilę z wypiekami na twarzy. Planując dojazd zastanów się także gdzie realnie może być takie wolne miejsce. To niby oczywiste, ale w praktyce rzadko o tym myślimy.

Warto też sprawdzić, czy droga, którą będziesz jechać jest otwarta. W większych miastach często zdarzają się wydarzenia typu biegi uliczne, marsze, które mogą być przeszkodą, jeżeli chodzi o dojazd. Sprawdź inną trasę oraz weź pod uwagę korki i porę dnia.

3) Dojazd alternatywnymi środkami transportu.

Z względu na powyższe trudności, nasuwa się wniosek, że samochód nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Rower również, ponieważ jazda
w 30-sto stopniowym upale sprawi, że dojedziemy spoceni (chyba, że jesteśmy w świetnej formie fizycznej), a zabranie ze sobą torby
z laptopem nie będzie komfortowe.

Tym, co skupia w sobie wszystkie zalety, jest skuter. Gwarantuje szybki przejazd przez miasto pomimo godzin szczytu, schowanie torby czy plecaka w bagażniku, brak problemów z parkowaniem (i opłat za parkowanie) oraz komfort jazdy.

EcoShare Poznań skuter

                                               w drodze na spotkanie

Ja przemieszczam się skuterami marki EcoShare, które wypożycza się na minuty w takich miastach jak Poznań, Trójmiasto i Szczecin. Koszt wypożyczenia, to 59 groszy za minutę (przy czym pierwsze dwie minuty są za darmo). Jestem w stanie w godzinach szczytu bez problemu przejechać kilka kilometrów za kwotę 5 – 10 zł.

Dodatkowo, te skutery mają naprawdę duży bagażnik (ja mieszczę laptopa, pudełka z jedzeniem i wodę na spokojnie). Jeśli nigdy nie jeździliście skuterem, nie musicie się martwić, bo w ciągu kilku chwil bez problemu zrozumiecie, o co chodzi. Hamulce są jak w rowerze, a gaz dodaje się poprzez obrócenie prawej rączki na kierownicy. Skuter jedzie stabilnie i jest to naprawdę łatwe. Jest on elektryczny, przez co jazda jest nie tylko ekologiczna (pisałem też o tym we wpisie o eko nawykach),
ale także przyjemna i cicha.

4) Robienie notatek ze spotkania

Wiele osób (łącznie ze mną) ma takie przeświadczenie, że będzie wszystko pamiętać ze spotkania. Tymczasem w praktyce okazuje się, że mija tydzień lub dwa i niestety, nie wszystko tak łatwo sobie przypomnieć. Notatki to jedna z tych rzeczy, które naprawdę warto robić. Posłużą również w przygotowaniu do kolejnego spotkania.

Poza tym łatwiej jest coś wytłumaczyć rozrysowując to na kartce, niż tylko komunikując werbalnie. To dodatkowo sprawi, że Twój rozmówca bardziej się zaangażuje, niezależnie od tego czy jest to Twój klient, partner biznesowy czy pracownik. Pamiętajmy o tym, że jednak dominującą modalnością sensoryczną u większości osób jest wzrok. Lepiej przyswajamy to co widzimy lub słyszymy.

 

5) Natychmiastowa realizacja zobowiązań

Mechanizm licencjonowania moralnego, który opisałem w mojej książce (klik -> 📖), mówi o tym, że jeśli odnieśliśmy jakiś sukces i jesteśmy z czegoś zadowoleni to, mówiąc kolokwialnie, mamy tendencje do spoczywania na laurach. Przez co, jeśli spotkanie było dla nas owocne
i jesteśmy z niego zadowoleni, łatwo jest odłożyć na później wykonanie czegoś, do czego się zobowiązaliśmy.

Potem może się okazać, że po kilku dniach powoli mija nasza ekscytacja
i z naszej strony nadal nie było wywiązania się z ustaleń podczas spotkania. Przez co nasza motywacja spada. Dlatego, jeśli zobowiążemy się, że wyślemy maila, dowiemy się czegoś, przekażemy kontakt do kogoś i tak dalej, to zróbmy to od razu po spotkaniu, najlepiej do 24 godzin.

Dzięki temu, będziemy mieli mniej spraw w kalendarzu, a nasz rozmówca odbierze nas jako profesjonalistów, co będzie dobrze rzutowało na przyszłość relacji.

6) Umówienie się na konkretne działania

Warto mieć ze sobą kalendarz, by od razu, jeśli to potrzebne i możliwe, umówić się na kolejne spotkanie. Jasny harmonogram spotkań da wam poczucie porządku i ładu.

Poza tym, podczas spotkania zaplanujcie konkretne działania, które podejmie każda (lub jedna) ze stron. Jest to ogromnie przydatne i sprawi, że spotkanie będzie efektywne, a współpraca dynamiczna.

Podsumowanie

Czasem wydaje nam się, że spotkanie biznesowe jest banalnie proste i nie ma co się nad nim długo rozwodzić. Z jeden strony tak, ale z drugiej okazuje się, że są pewne proste nawyki, które podniosą nasze atuty biznesowe, jak i wizerunkowe. 

Dobre przygotowanie się do rozmowy, zaplanowanie dojazdu skuterem, robienie notatek, natychmiastowa realizacja zobowiązań i umówienie się na konkretna działania po spotkaniu to elementy, o których warto pamiętać tworząc każdą biznesową relację.

Co dodalibyście do tej listy? Który punkt Wam się najbardziej podobał?

Dajcie znać w komentarzu,

Michał 🙂

Leave a Comment